Pelimpahan Wewenang (Pendelegasian)

Pengertian Pendelegasian Wewenang

Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

Sedangkan menurut Manulang, Pendelegasian adalah kegiatan seseorang untuk menugaskan stafnya / bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang bersangkutan dan pada waktu bersamaan memberikan kekuasaan kepeda staf/bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas tugas itu sebaik baiknya serta dapat mempertanggung jawabkan hal hal yang didelegasikan kepadanya.

Pandangan Wewenang Formal

Dua pandangan yang menjelaskan wewenang formal (resmi):

1.   Pandangan klasik (classical view)

          Pandangan klasik mengenai wewenangan formal menerangkan bahwa kewenangan pada dasarnya terlahir sebagai akibat adanya kewenangan yang lebih tinggi dari kewenangan yang diberikan. Misalnya saja, seorang manager mendapatkan kewenangan formal akibat adanya pemberian kewenangan dari pihak yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi, misalnya saja direktur utama. Seorang kapten dalam tradisi militer memiliki kewenangan formal untuk memerintah para prajurit dikarnakan kewenangan tersebut diterimanya dari seseorang yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi darinya, misalnya dari jendral. Dengan demikian, kewenangan formal menurut pandangan klasik bersifat pendekatan top-down, atau dari hierarki yang atas kehierarki yang lebih bawah.

2.   Pandangan penerimaan (acceptance view)

         Pandangan ke dua cenderung berbeda dengan padangan yang pertama. Tidak setiap kewenangan yang bersifat top-down sertamerta akan dijalankan oleh bawahan. Kadangkala kita mendapati apa yang diperintahkan oleh atasan misalnya tidak dijalankan oleh bawahan. Hal tersebut barangkali bukan disebabkan bahawa sang atasan tidak memiliki kewenangan, akan tetapi apa yang kemudian dilakukan oleh atasan tidak dapat diterima oleh bawahan.pandangan yang berdasarkan penerimaan (acceptance view) memandang bahwa kewenang formal akan cenderung dijalankan atau diterima oleh bawahan tergantung dari beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut bagaimana dikemukakan oleh Chester Barnard terdiri dari 4 hal, yaitu (1) bawahan dapat memahami apa yang diinginkan atau dikomunikasikan oleh pimpinan atau atasan; (2) pada saat sang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan atasannya, dia menyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten atau tidak bertentangan dengan rencana pencapaian tujuan organisasi; (3) pada saat sang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasanya, dia menyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten mendukung nilai, misi, ataupun motif pribadi atau kelompoknya; dan (4) sang bawahan mampu secara mental maupun secara fisik menjalankan apa yang diperintahkannya.

     Berdasarkan kedua pandangan ini bisa dikatakan bahwa tidak setiap kewenangan dapat mengubah situasi kearah yang diinginkan. Berbagai jenis organisasi tentunya memiliki ke khasannya sendiri, apakahcenderung mengikuti pandangan klasik atau pandangan yang berdasarkan penerimaan. Hal tersebut sangan bergantung berbagai faktor eksternal dan internal yang dihapadi oleh organisasi.

Wewenang Lini, Staf dan Fungsional

Organisasi adalah sekumpulan dari beberapa orang yang melakukan kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama.

Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :

1.                  Struktur organisasi lini

2.                  Struktur organisasi lini dan staf.

3.                  Struktur organisasi fungsional.
  
1. Struktur organisasi Lini

Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.

Organisasi ini sering disebut organisasi militer. Organisasi lini hanya dipakai dalam organisasi kecil . contohnya: perbengkelan , kedai nasi , warteg , rukun tetangga .

Memiliki ciri-ciri:

·       Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

·       Jumlah karyawan sedikit

·       Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

·       Belum terdapat spesialisasi

·       Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang

        pekerjaan

·       Struktur organisasi sederhana dan stabil

·       Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

·       Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah:

1) Orang-orang yang mempunyai kekuasaan bertanggung-jawab dan terbuka.

2) Proses pengambilan keputusan berjalan dengan tepat.

3) Disiplin kerja yang mudah dikontrol

4) tingginya solidaritas diantara anggota

5) adanya kesempatan yang luas bagi para anggota untu dapat mengembangkan bakatnya.

Kerugian dari struktur organisasi ini adalah:

1) Tujuan organisasi sama, atau tujuan dari pihak-pihak tertentu saja.

2) Pimpinan organisasi terkadang berbuat semaunya.

3) kelangsungan hidup organisasi sangat ditentukan oleh seseorang.

4) Kurang didalam pengembangan aktifitas pada setiap anggota.

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.

Memiliki ciri-ciri:

·       Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

·       Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

·       Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

·       Jumlah karyawan banyak

·       Organisasi besar, bersifat komplek

·       Adanya spesialisasi 

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah:

1) Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini dan kelompok staff.

2) Adanya pengembangan spesialisasi untuk para anggota.

3) Koordinasi didalam setiap bagian dapat diterapkan dengan mudah.

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:

1) Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya.

2) Para pemimpin baik lini maupun staff sering mengabaikan nasehat dan gagasan yang ada.

3) pemimpin dan karyawan yang kebanyakan tidak saling mengenal.

3. Organisasi dalam bentuk fungsional

       Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu.

       Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut.

      Didalam lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan pengawasan .

Memiliki ciri-ciri:

·       Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

·       Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

·       Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

·       Target-target jelas dan pasti

·       Pengawasan ketat

·       Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi 

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah:

1) Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik,

2) Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik.

3) Solidaritas antar anggota yang tinggi.

4) Moral serta disiplin keija yang tinggi.

5) Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik.

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:

1) Insiatif perseorangan sangat dibatasi.

2) Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu.


Pola Pendelegasian Wewenang 

Pola pendelegasian yang membawa hasil memiliki ciri-ciri khusus yang harus dipahami oleh setiap orang. Ciri-ciri khusus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. Pendelegasian yang menghasilkan bukanlah pendelegasian pesuruh/babu "Jalankan ini, jalankan itu, lakukan ini, lakukan itu, dsb." Pendelegasian yang sebenarnya tidak berfokus pada prosedur- prosedur dan cara-cara yang digunakan, tetapi terarah kepada upaya pencapaian sasaran/target dan hasil-hasilnya. Prosedur dapat ditetapkan dalam polis/suatu ketentuan, tetapi cara/metode harus dicari sendiri dan dikembangkan oleh setiap pekerja.
 

2. Pendelegasian yang menghasilkan adalah pendelegasian penatalayanan, yaitu pendelegasian yang berwawasan serta bertujuan melayani.

Mengapa Delegasi Diperlukan?

Delegasi diperlukan disebabkan dalam suatu organisasi kita diharuskan untuk beradaptasi dan menghadapi berbagai macam watak dan tingkah laku seseorang. Untuk itu, pemahaman dalam masalah di atas diperlukan untuk menjalin kerjasama dalam menjalankan suatu organisasi secara efektif dan efisien.Terkadang banyak orang salah mengartikan posisi atau jabatannya dalam suatu organisasi yang tentunya dapat merugikan orang lain. Hal ini dapat menimbulkan masalah antar individu ataupun antar organisasi. Tentunya hal tersebut tidak diinginkan oleh kita, sehingga kita dapat mengetahui batasan-batasan yang tidak dapat dilanggar serta cara berkomunikasi dengan baik.Sehingga penyusun menyuguhkan berbagai macam hal dalam berinteraksi dengan orang-orang di dalam suatu organisasi, serta hal-hal seputar wewenang dan kekuasaan yang dimiliki oleh setiap orang atau pemimpin yang tentunya berbeda-beda cakupan luasnya.

Delegasi diperlukan agar: 
1. Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan tanggungjawab dari  tingkatan manajer yang  tinggi.
2. Memberikan keputusan yang lebih baik.
3. Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.
4. Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif.

Manfaat dan Hambatan Pendelegasian

Manfaat Pendelegasian:

Terdapat beberapa manfaat dari pelimpahan wewenang. Yang pertama adalah pelimpahan wewenang memungkinkan subbagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut. Keadaan ini memungkinkan bawahan untuk belajar bertanggungjawab akan sesuatu yang baru. Manfaat kedua adalah bahwa pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal. Adanya pelimpahan wewenang kepada bawahan, misalnya dalam hal-hal dimana bawahan lebih mengetahui keadaannya akan mendorong hasil yang dicapai dan pekerjaan tersebut menjadi lebih baik dikarenakan pekerjaan diberikan atau dilimpahkan ke bagian yang lebih mengetahui keadaan sebenarnya di lapangan. Manfaat ketiga adalah penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggungjawab.

Hambatan Pendelegasian

Sekalipun pelimpahan wewenang memiliki sisi manfaat, namun juga tidak terlepas dari kendala dalam pelaksanaannya. Staf yang tidak memiliki kemampuan atau kapabilitas untuk menerima dan menjalankan sesuatu yang didelegasikan kepadanya justru akan menghambat pencapaian tujuan ke arah yang lebih baik. di sisi lain, pelimpahan wewenang juga akan berdampak pada kurang bertanggungjawabnya atasan terhadap apa yang semestinya dia lakukan. Pada beberapa kasus, pelimpahan wewenang sering kali dilakukan bukan sebagai proses pembelajaran dan pemberian kepercayaan dari atasan kepada bawahan, akan tetapi lebih sebagai pelarian tanggung jawab dari atasan kepada bawahan. Oleh karena itu perlu sekali digarisbawahi bahwa pelimpahan wewenang tidak berarti juga terjadi pelimpahan tanggung jawab. Pelimpahan wewenang bisa jadi hanya merupakan pelimpahan beberapa hal yang dapat dikerjakan oleh bawahan kita, akan tetapi tanggung jawab sepenuhnya masih berada ditangan pihak yang melimpahkan wewenang.


Delegasi yang Efektif

James F. Stoner, dkk berpandangan bahwa ada tiga persyaratan yang harus dipenuhi agar proses pendelegasian dapat berjalan dengan efektif :

• Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan.

• Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan.

• Kemampuan manajer untuk menganalisi faktor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas, dan kemampuan karyawan.

Persyaratan diatas sangat penting untuk melaksanakan tugas pendelegasian secara efektif sebagai berikut :

1. Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan.

2. Keputusan siapa yang akan ditugaskan

3.Dukungan sumber daya.

4.Tugas didelegasikan.

5.Perlunya campur tangan.

6.Melakukan umpan balik.

Adapun pandangan lain mengenai syarat pendelegasian yang efektif oleh Drs. Sutrisno :

a. Adanya kesediaan atau keikhlasan atasan untuk memberikan pelimpahan.

Dengan kesediaan dan keikhlasan yang tulus akan menimbulkan hubungan kejiwaan yang dekat antara atasan dan bawahan tersebut hal ini penting dalam usaha menimbulkan perasaan rasa percaya di antara keduanya.

b. Tiap-tiap bawahan yang emndapat pelimpahan harus mempertimbangkan kemampuannya.

Wewenang yang diserahkan kepada bawahan harus sesuai dengan kemampuan bawahan. Di samping bawahan harus mengukur kemampuan sendiri, atasan harus pula menimbang-nimbang kemampuan dalam hubungannya dengan wewenang yang akan dilimpahkan, baik kemampuan jasmaniah maupun kemampuan rokhaniah.

Dengan demikian tidak akan terjadi wewenang yang dilimpahkan tidak sesuai dengan kemampuan bawahan, sebab apabila tidak sesuai akan dapat menimbulkan resiko, yang pada akhirnya juga akan ditanggung atasan bersangkutan.

c. Tugas dan wewenang yang diserahkan harus jelas, bawahan mengerti keinginan atasan dengan adanya pelimpahan itu.

Tugas, wewenang demikian pula tanggung jawabnya harus dirumuskan dengan jelas. Ketidakjelasan akan menimbulkan kesukaran-kesukaran dalam realisasinya, karena tidak tahu arah atau batas-batas yang boleh dan tidak dapat dilakukan. Demikian pula harus diketahui oleh bawahan kecenderungan dari pada keinginan-keinginan atasan yang melimpahkan wewenang, demikian itu agar pelaksanaan tugas dan wewenang mengarah kepada tujuan yang ditentukan oleh atasan.

d. Pelimpahan yang telah diberikan tidak boleh diperlemah oleh atasan, yang mengakibatkan tidak tercapainya tujuan.
Setelah pelimpahan dilakukan, atasan jangan selalu mencampurinya, lebih-lebih mencampuri secara demonstratif yang demikian akan mengakibatkan keresahan jiwa dan justru akan dapat mengakibatkan patah semangat bagi bawahan.

Prinsip-Prinsip Pendelegasian Wewenang 

Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:

1. Prinsip Skalar

Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling

tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui:
a. kepada siapa dia dapat mendelegasikan

b. siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya

c. kepada siapa dia bertanggungjawab

Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:

a. gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya

b. overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu

orang

c. splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan

organisasi

2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command)

Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari

satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan

tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.

3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas

Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
a. dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
b. masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan

kepadanya secara efektif.
c. akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang

Sumber:

http://ayuagussari13.wordpress.com/2013/01/11/delegasi-yang-efektif/

http://oaththinking.blogspot.com/2011/02/delegasi-wewenang.html

Buku Pengantar Manajemen (Edisi Pertama), Penulis Ernie Tisnawati Sule & Kurniawan Saefullah